Cycle de vie des documents

Gérer tout le cycle de vie de vos actifs informationnels, de la numérisation jusqu’à l’archivage.

Gestion électronique des documents (GED)

Gestion électronique des documents

Tous les contenus d’une entreprise n’ont pas la même valeur et certaines informations doivent être gérées de manière plus structurée, par exemple les documents de natures contractuelles, financières et légales. La gestion électronique de documents consiste à encadrer le cycle de vie des documents les plus critiques, du premier brouillon à sa publication jusqu’à sa disposition.

Tout ce cycle est régi par un ensemble de règles que nous appelons la gestion électronique de documents (GED). Celle-ci permet notamment de respecter votre plan de classification et votre calendrier de conservation applicables aux différents types de documents. Un document est donc conservé à un seul endroit afin d’éviter d’avoir plusieurs versions du document en circulation. Ainsi, vous vous assurez d’utiliser toujours la bonne version du document. De plus, la gestion de vos archives (Record management) conserve les documents critiques à l’organisation, notamment au niveau légal.

Bénéfices

  • Standardisation dans la classification des fichiers.
  • Optimise la performance de la recherche.
  • Assure l’intégrité des contenus.

Voici la chronique radio concernant la gestion électronique des documents (GED) lors de l’émission « Entraîne ta fibre ».

Technologies : SharePoint, Liferay, Office 365

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Numérisation des documents (OCR)

Numérisation des documents

La numérisation des documents consiste à intégrer la documentation papier dans vos actifs numériques. En plus de la numérisation, nous mettons en place des règles d’affaires afin de catégoriser et classer automatiquement ces documents. Des moteurs de reconnaissance de caractères (ORC) permettent de lire le contenu afin de bonifier la catégorisation. Dans le cas spécifique des factures fournisseurs, il est même possible de faire un traitement automatisé de la facture, basé sur l’information ainsi capturée.

Bénéfices

  • Traitement plus rapide de certains documents, notamment les factures fournisseurs.
  • Recherche plus complète qui inclus les actifs papiers de l’organisation.
  • Optimisation de l’espace de bureau en réduisant l’espace consacré au papier.

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